Организация работ по передаче документов в архив юридического лица (на примере конкретной организации)

Описание

Пример дипломной работы по делопроизводству, включающий введение, общую и практическую части, заключение, список источников и приложения. Список источников включает 28 источников (нормативные правовые акты, периодические издания, электронные ресурсы). Общий объем работы 53 страницы.

Содержание

Введение

1 Общая часть

1.1 Нормативная регламентация работы архивов организации

1.2 Подготовка и передача дел на хранение в архив организации

1.2.1 Экспертиза ценности документов

1.2.2 Оформление дел и передача их на архивное хранение

1.3 Порядок уничтожения документов

1.4  Фондирование архивных документов

1.5  Использование архивных документов организации

2 Практическая часть

2.1 Оформить протокол экспертной комиссии организации

2.2 Оформить опись дел постоянного хранения

Заключение

Список источников

Приложение А Акт передачи документов в архив

Приложение Б Протокол экспертной комиссии организации

Приложение В Опись дел постоянного хранения

Выдержка из работы:

Актуальность темы исследования обусловлена значительной важностью архивной деятельности для организации. В процессе деятельности организаций образуется совокупность документов, часть из которых, имеющих ценность, подлежат хранению в архиве организации. Организации различных форм собственности обязаны обеспечивать соблюдение установленных законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации требований по организации хранения, учета, комплектования и использования документов длительного (свыше 10 лет) срока хранения. Эти требования зафиксированы в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), а также в Правилах хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях.

Сроки хранения документов длительного срока хранения, документов по личному составу, отражающие трудовые отношения работника с работодателем и играющие важную роль в обеспечении социальных прав граждан, установлены в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Для подготовки дел к передаче на хранение в архив организации дела подлежат оформлению и описанию в соответствии с требованиями Правил.

Заключение

В работе была рассмотрена система нормативно-правового регулирования работы архивов организации. Система правового регулирования работы архивов организации включает в себя большое число различных правовых актов. Основным нормативным правовым актом в архивной сфере является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Большое значение для регламентации деятельности архива организации имеют локальные нормативные акты.

Локальные акты направлены на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве организации.

В ООО «Лифтсервис» приняты следующие локальные акты, регламентирующие деятельность архива:

— номенклатура дел архива;

— инструкция по делопроизводству работников архива;

— должностные инструкции специалистов архива;

— инструкция по охране труда для специалистов архива;

— положение об архиве организации;

— положение об экспертной комиссии;

— приказ о составе экспертной комиссии (данная комиссия осуществляет экспертизу ценности документов).

Рассмотрены этапы подготовки передачи дел на архивное хранение. Грамотная подготовка и передача дел на архивное хранение поможет избежать потери, утечки, кражи информации, способствует правильному хранению, а также обеспечивает доступ к документации.

Общий порядок передачи исполненных дел ООО «Лифтсервис» на архивное хранение:

1. Подготовка документов. Исполненные дела подготавливаются к передаче на архивное хранение. Это может включать в себя удаление ненужных документов, проверку полноты и точности дела, а также обеспечение его соответствия установленным требованиям оформления.
2. Составление акта передачи. Составляется акт передачи исполненных дел на архивное хранение, в котором фиксируются данные о передаваемых документах, их количестве, описание содержания и другая сопроводительная информация. В акте также указываются все участвующие лица, дата передачи и другие необходимые реквизиты. В приложении А представлен Акт передачи документов в архив.
3. Подписание акта передачи. Акт передачи подписывается уполномоченными лицами, как представителями организации, так и архива (или лицензированной архивной организации, если архивное хранение осуществляется внешним подрядчиком).
4. Передача на хранение. После подписания акта передачи, исполненные дела передаются на архивное хранение в соответствии с установленными процедурами, их устанавливаем органами управления архивного дела.
5. Регистрация переданных документов. После получения исполненных дел в архиве, осуществляется их регистрация, включая учет в соответствии с установленными формами и порядком.

Передача исполненных дел на архивное хранение должна осуществляться в строгом соответствии с установленными процедурами и правилами.

Создание и оформление описей для документов архива ООО «Лифтсервис» имеет важное значение для правильной систематизации и учета архивного фонда. Опись дел, также известная как архивный справочник, представляет собой систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда с целью учета и раскрытия содержания.

Элементы описи дел включают следующие требования:

1. Наименование дела: Описание содержания конкретного дела, включая краткое и точное наименование.
2. Даты: Указание дат, между которыми охватывается содержание дела.
3. Объем: Информация о количестве документов, включенных в дело, и их характеристиках (например, количество листов, объем в делопроизводственных единицах).
4. Реквизиты: Уникальные идентификационные реквизиты, такие как порядковый номер дела в системе учета архива, регистрационный номер документа и другие реквизиты.
5. Примечания: Любая другая дополнительная информация, которая может быть полезной для конкретного дела.

Перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией должен быть уникальным и обеспечивать удобство поиска и учета документов.

Создание архивных описей и перечней дел требует учета требований соответствующих нормативно-правовых актов, включая ГОСТы, а также внутренних стандартов организации, касающихся документооборота и архивного делопроизводства. Конкретные требования к оформлению описей дел следует уточнить во внутренних документах организации, регламентирующих архивное делопроизводство.